有關檔案管理基本知識的72問答

第一節(jié)   名詞解釋

1 、什么是檔案？    

答：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2 、什么是檔案工作？

答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

3 、什么是檔案統計？

答：對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜集、整理和分析的活動。

4 、什么是歸檔？   

答：辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5 、什么是案卷？   

答：由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

6 、什么是檔案整理？   

答：按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

7 、什么是檔案立卷？   

答：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯系組成案卷的過程。

8 、什么是檔案實體分類？

答：根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

9 、什么是檔號？

答：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10 、什么是文件？

答：國家機構、社會組織或個人履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

11 、什么是文本？   

答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12 、什么是歸檔文件？

答：在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料。

13 、什么是歸檔文件管理？   

答：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14 、什么是全宗號？

答：全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

15 、什么是全宗指南？

答：介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16 、什么是專題指南？

答：介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17 、什么是檢索工具？   

答：檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。

18 、什么是索引？

答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

19 、什么是編目？   

答：按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

20 、什么是案卷目錄？

答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

21 、什么是全引目錄？

答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22 、什么是分類目錄？   

答：分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

23 、什么是專題目錄？

答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

24 、什么是卷內目錄？   

答：登記卷內文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。

25 、什么是電子文件？

答：在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

26 、什么是歸檔電子文件？

答：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

27 、什么是電子文件邏輯歸檔？

答：在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

28 、什么是電子文件物理歸檔？

答：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

29 、什么是磁性載體文件？

答：磁性載體文件系指以磁性材料（如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

30 、什么是紙質檔案數字化？

答：利用掃描技術將紙質檔案轉化成計算機可閱讀使用的數字信息的過程。存儲格式一般為： TIFF 、 JPEG 、 CEB 、 PDF 格式。

31 、什么是音像檔案？

答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

32 、什么是照片檔案？

答：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

33 、什么是檔案 編纂 ?

答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。

34 、 什么是檔案編研工作？

答：以保存的檔案資料為主要對象，以主動提供或報道檔案信息內容為主要目的，在深入研究的基礎上，圍繞一定的題目范圍，對檔案文獻進行篩選和不同性質、不同層次的加工，使之轉化成為不同形式的出版物，供有關方面利用。

35 、什么是組織沿革？

答：系統記述一個機構（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。

36 、什么是大事記？

答：按照時間順序簡要記述一定范圍內所發(fā)生的重大事件和重要活動的一種檔案參考資料。

第二節(jié)   綜合檔案管理

37 、檔案管理的工作內容是什么？

答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。

38 、企業(yè)檔案部門依法應履行哪些職責？

答：（ 1 ）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；

（ 2 ）統籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（ 3 ）指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（ 4 ）監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

39 、違反《檔案法》的行為有哪些？

答：（ 1 ）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

（ 2 ）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

（ 3 ）涂改、偽造檔案的；

（ 4 ）擅自出賣或者轉讓檔案的；

（ 5 ）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

（ 6 ）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

（ 7 ）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

（ 8 ）檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

40 、檔案工作人員應具備哪些基本素質？

答：企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。

41 、完成檔案工作任務的條件是什么？

答：（ 1 ）行之有效的管理體制；

（ 2 ）設置相適應的檔案機構；

（ 3 ） 具有一定數量的有較高素質、結構合理的檔案干部隊伍 ；

（ 4 ）制定一系列規(guī)章制度、標準、規(guī)范；

（ 5 ）配備較完善的庫房、設備、提供充足的經費。

42 、完成檔案工作任務的手段是什么？

答：（ 1 ）行政手段：通過行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實有關規(guī)范、標準；

（ 2 ）法律手段：依法治檔，維護檔案工作的正常秩序；

（ 3 ）經濟手段：獎勵機制推動檔案各項工作；

（ 4 ）宣傳教育手段：提高檔案意識；

（ 5 ）指導咨詢手段：通報有關法規(guī)、標準、政策，答疑解惑、交流、具體指導。

43 、檔案的主要屬性有哪幾方面？

答：檔案的屬性是指檔案在社會中表現出來的固有特征、特點，它具有原始記錄性、信息性、文化知識性等幾個方面的主要屬性。

（ 1 ）原始記錄性是檔案的基本屬性

檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記載。

（ 2 ）檔案的信息屬性

第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現，為人們提供依據性、憑證性的信息。

第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不斷存貯、積累信息；另一方面，對于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。

第三，檔案信息面廣量大，內容豐富。它與人們的社會實踐活動同步產生，隨著社會的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。

第三節(jié)　檔案的知識屬性

知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認識與描述，是人們在社會實踐中積累起來的經驗。檔案是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類知識的結晶。

44 、檔案工作的“三納入”制度的具體內容有哪些？   

答：（ 1 ）納入企業(yè)各項工作計劃；

（ 2 ）納入企業(yè)領導工作議程；

（ 3 ）納入有關人員崗位責任制。

45 、檔案工作的“四參加”制度的具體內容有哪些？   

答：（ 1 ）檔案部門或人員參加產品鑒定會；

（ 2 ）參加科研課題審定會；

（ 3 ）參加基建項目驗收會；

（ 4 ）參加設備開箱驗收。

46 、檔案工作的“四同步”制度的具體內容有哪些？

答：（ 1 ） 下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；

（ 2 ）檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；

（ 3 ）驗收與鑒定項目文件材料同步；

（ 4 ）上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

47 、歸檔制度由哪幾部分內容構成？

答：由三部分構成，即歸檔時間、歸檔范圍、歸檔案卷質量要求。

48 、檔案工作一般應制定哪些規(guī)章制度？

答：一般應建立如下檔案工作制度：

（ 1 ）檔案管理規(guī)定；

（ 2 ）文件材料形成、積累、歸檔制度；

（ 3 ）文件材料歸檔范圍及保管期限表；

（ 4 ）檔案工作崗位責任制；

（ 5 ）檔案工作考核辦法；

（ 6 ）檔案借閱利用制度；

（ 7 ）檔案分類編號方案；

（ 8 ）檔案庫房管理制度；

（ 9 ）檔案鑒定銷毀制度；

（ 10 ）檔案保密制度；

（ 11 ）檔案統計制度；

（ 12 ）科技圖樣修改補充制度；

（ 13 ）特殊載體檔案管理制度等。

49 、什么是文件資料的歸檔？

答：歸檔是文件資料轉換為檔案的過程，是辦理完畢具有保存價值的文件經系統整理交檔案部門保存的過程。

已完成承辦過程既文件資料內容所反映的事項等經研究討論，已做出結論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

檔案是文件資料的精華，是經人們鑒別、篩選后作為對日后各項工作活動有一定的參考、憑證等價值而保存的文件材料。

按照一定的原則和規(guī)律，經過分類、組卷、編號、排列、編目等整理，移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料。

50 、文件材料轉換成檔案需具備哪些條件？

答：（ 1 ）文件材料運轉、承辦完畢的；

（ 2 ）對生產、建設、經營管理等各項工作有查考、憑證、依據作用的；

（ 3 ）經過分類、組合排列、編號、基本編目等系統整理的。

51 、歸檔文件的整理原則是什么？

答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

52 、歸檔文件的質量要求是什么？   

答：（ 1 ） 歸檔文件：應為原件，文件材料歸檔后不得更改；

（ 2 ）永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質文件歸檔；

（ 3 ）字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備；

（ 4 ）需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；

（ 5 ）復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求；

（ 6 ）錄音、錄像文件應保證載體的有效性；

（ 7 ）長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

53 、各類文件材料應何時歸檔？

答：各職能部門形成的管理性文件材料，一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；

工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在項目結束后三個月內歸檔，時間長的項目可分為階段、分單位項目歸檔；

外購設備儀器或引進項目的文件資料在開箱驗收或接收后先登記，待安裝調試完后，隨即與安裝調試中形成的文件材料一起歸檔；

單位負責人和職工外出參加公務活動形成的文件材料，應在公務活動結束后及時交有關人員歸檔；

會計文件材料在會計年度終了后歸檔，由財務部門保管一至三年，向檔案部門移交；

實行文擋一體化或采用計算機輔助設計技術形成的電子文件應即時歸檔；

下列文件材料應隨時歸檔：

（ 1 ）沒有及時歸檔的零散文件材料；

（ 2 ）變更、修改、補充的文件材料；

（ 3 ）設備儀器的維修文件材料；

（ 4 ）產品、設備更換的新零部件文件材料；

（ 5 ）機構變動或職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

（ 6 ）應歸檔的非紙質載體材料；

（ 7 ）其他臨時活動中形成的文件材料。

54 、文件材料的保管期限如何劃分？

答：文件材料的保管期限依據其查考利用價值的大小進行劃分，可分為永久、長期和短期。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應定為永久（ 50 年以上）保存；凡是在相當長的時間內本單位需要查考利用的，應定為長期（ 16 年至 50 年）保存；凡是在較短時期內本單位需要查考利用的，應定為短期（ 15 年以下）保存。各單位應依據有關的規(guī)定和標準，結合單位的實際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

55 、文書檔案以“件”為單位進行整理應遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？

答：（ 1 ）整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

（ 2 ）整理工作程序：分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒；

（ 3 ）排列文件順序的要求：應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

56 、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則 0-5 類的文件材料以“件”為單位進行整理時，采用哪種分類方案為宜？

答：較適宜的分類方案：年度 —— 問題 —— 保管期限。

57 、如何進行案卷編目？

答：按照一定規(guī)則進行檔案著錄并將條目組成目錄的過程，包括案卷目錄、卷內目錄和備考表。

（ 1 ）案卷目錄：是檔案部門管理、統計、檢索、報道檔案內容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據和憑證（可作為移交目錄）。其項目包括案卷序號、檔號、保管期限、案卷題名等；

（ 2 ）卷內目錄：卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，其作用是為了介紹卷內文件材料的內容、成分、制發(fā)機關、文件編號、時間、題名等，便于利用者根據所需項目進行查閱、檢索。項目填寫內容包括文件序號、責任者、文件編號、日期、文件題名、頁號；

（ 3 ）備考表：備考表排列在卷內末頁之后，其作用是用以說明卷內文件材料的情況，即卷內文件材料狀況的記錄單。項目填寫內容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號。

58 、如何加蓋檔號章？

答：（ 1 ）單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內每份文件材料上加蓋和填寫檔號章。項目內容包括檔號、序號等；

（ 2 ）蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時，亦可蓋于文件反面右上角。

59 、檔案文件裝訂的基本要求是什么？

答：裝訂時應做到文件右下頁邊齊整，無倒頁；破損的需進行修復；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應折疊為統一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結實耐用。

60 、卷盒脊背如何填寫？

答：填寫項目包括檔號、保管期限、案卷題名。

檔號：目錄號、分類號、案卷號（暫用鉛筆填寫，移交后由接受單位統一正式填寫）；

保管期限：已確定的案卷留存年限；

案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名（需與案卷目錄中的題名相一致）。

61 、案卷封面如何填寫？

答：填寫項目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號、案卷題名、密級。

62 、如何準確擬寫案卷題名？

答：擬寫案卷題名應簡明、準確地揭示卷內科技文件材料的內容。其結構應完整、文字宜簡練。應避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長，同時也要杜絕因過于籠統而造成查找不便的困難。

擬寫案卷題名后，不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上，可臨時寫在稿紙上，待案卷經過審查、調整，經“加工”確定無誤后，再正式填寫。

63 、如何編寫頁號？

答：案卷內以有書寫內容的頁面編寫。頁號編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內頁號順序均從“ 1 ”開始，用阿拉伯數字依次標注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號均從“ 1 ”起編寫。

成套圖紙或印刷成冊的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內目錄，不必重新編寫頁號。

兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號。

案卷封面、卷內目錄、備考表不編寫頁號。

64 、備考表中的“互見號”應填寫哪些內容？

答：互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。

65 、 基本建設項目檔案的圖紙怎樣折疊？

答：底圖的保管要求是“嚴禁折疊”，所以，這里所說的圖紙指的是藍圖。藍圖機械強度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據 GB/T11822—2000 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

（ 1 ）采用“手風琴”式折疊法；

（ 2 ）圖面朝里，減少對圖樣的磨損；

（ 3 ）盡量避免在重要的圖樣處有折痕；

（ 4 ）不同幅面的圖紙，要統一折疊為國際標準 A4 型（ 297mm × 210mm ）大小；

（ 5 ）采用折角等方式將圖紙的標題欄露在右下角。

66 、科技檔案與科技資料的區(qū)別？

答：（ 1 ）由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產活動的關系不同，區(qū)分時，首先要分析是否本單位科技、生產生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產活動的真實面貌?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產活動有直接關系的其它單位提供的、轉讓的、引進的、移交的科技文件材料，也都應視為科技檔案材料，而不是資料。

（ 2 ）從科技檔案與科技資料的使用價值和作用的不同來分析。科技檔案具有工作考查和歷 史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無法彌補，而科技資料是 復制來的資料，損失后尚可收集復制。

（ 3 ）科技檔案與科技資料從來源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料則是從外單位通過交流、復制和購買而得到的。整理時科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯系和成套性；科技資料沒有這種有機聯系。管理時科技檔案要比科技資料嚴密和完善得多。

67 、科技檔案工作的基本任務是什么？

答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對象和管理對象的一項專門業(yè)務工作?？萍紮n案工作的基本任務是：按照一定的原則和要求，科學地管理科技檔案，積極地開發(fā)科技檔案信息資源，及時準確地提供科技檔案為經濟建設和科技研究工作服務，為黨和國家的各項工作服務。

科技檔案工作的基本任務，主要是通過科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項業(yè)務工作來完成的。其中收集、整理、鑒定、保管、統計等業(yè)務工作，是為科技檔案的科學管理和開發(fā)利用創(chuàng)造條件的基礎工作。而對科技檔案進行開發(fā)利用，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為發(fā)展生產力和經濟建設科技研究工作服務，則是整個科技檔案工作的目的。

68 、科技檔案工作的性質是什么？

答：科技檔案工作是一項以科技管理為中心內容的專業(yè)性和服務性的工作，是堅持科學態(tài)度，提高科學技術管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國家科學技術事業(yè)的一個組成部分。

69 、如何確定科技檔案案卷的排列順序？

答：（ 1 ）案卷之間的排列順序

科研類：課題準備立項階段 —— 研究實驗階段 —— 總結鑒定階段 —— 成果申報獎勵階段 —— 推廣應用階段等。

基建類：項目依據性文件材料 —— 基礎性文件材料 —— 工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計） —— 工程施工 —— 工程監(jiān)理 —— 工程竣工驗收等。

設備類：設備依據性文件材料 —— 外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收） —— 設備安裝調試 —— 隨機文件材料 —— 設備運行 —— 設備維護等。

以上為一般科技檔案案卷的排列順序。電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序，在《電力企業(yè)檔案分類表（ 6-9 類）》的類目設置已基本排定，基本可按表中的類目設置的先后順序進行排列。

（ 2 ）案卷內文件材料之間的排列順序

管理性文件材料：按問題的重要程度和事項、事物發(fā)展過程的先后順序排列。

文字和圖紙：按文字在前，圖紙在后的順序排列。

譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。

70 、一個立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分？

答：（ 1 ）立檔單位名稱的變更；

（ 2 ）立檔單位領導關系的改變；

（ 3 ）立檔單位內部組織機構的調整；

（ 4 ）立檔單位工作地點的變遷；

（ 5 ）立檔單位短期停止活動以后又恢復。

71 、檔案統計工作的內容有哪些？

答：有檔案的登記和統計兩部分。包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機構、人員與檔案構成、管理和其它專門問題的統計。

72 、 提供利用檔案主要有哪些方式方法？

答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

（ 1 ）設立閱覽室；

（ 2 ）檔案的借閱；

（ 3 ）咨詢服務；

（ 4 ）制發(fā)檔案的復制品；

（ 5 ）通過編 印目錄、索引、文摘、簡介等進行檔案信息的報道或交流；

（ 6 ）編輯文件匯集；

（ 7 ）編寫參考資料；

（ 8 ）制發(fā)檔案證明；

（ 9 ）舉辦檔案展覽。